Công việc thủ công hoạt động như một lực cản trong mọi khâu của bán hàng B2B, làm chậm mọi thứ từ việc báo giá đến hoàn tất đơn hàng. Trong khi nhiều công ty coi tự động hóa là một dự án CNTT phức tạp, thì thực tế nó là một đòn bẩy tăng trưởng quan trọng.

Dữ liệu về sự kém hiệu quả rất rõ ràng: đại diện bán hàng hiện chỉ dành 36% thời gian của họ để thực sự bán hàng. Phần còn lại bị mất vào các tác vụ hành chính như kiểm tra giá cả và điều phối, và sự kém hiệu quả này có chi phí thực tế:

• Đơn hàng thủ công: Tốn khoảng ~7 USD cho mỗi giao dịch để xử lý qua giấy tờ hoặc email.
• Quy trình kỹ thuật số: Tốn 2 USD – 6 USD cho mỗi giao dịch.
• Điểm mấu chốt: Tự động hóa giúp thu hồi 5 USD – 15USD mỗi đơn hàng và lấy lại tới 70% thời gian bán hàng.

Khi quy trình bán hàng và đơn hàng chuyển sang chế độ tự động, kết quả sẽ hiện thực hóa gần như ngay lập tức:

• Chốt deal nhanh hơn: Chu kỳ bán hàng rút ngắn từ vài tuần xuống còn vài ngày.
• Vận hành trơn tru hơn: Các tranh chấp về giá cả và trả lại sản phẩm giảm đáng kể.
• Sản lượng cao hơn: Các đại diện xử lý được nhiều đơn hàng hơn đáng kể mà không cần thêm nhân sự.
• Khả năng mở rộng: Đối với các nhà sản xuất và nhà phân phối xử lý khối lượng lớn và phức tạp, những lợi ích hiệu quả này nhanh chóng chuyển đổi thành việc thực thi sạch sẽ hơn và doanh thu thực tế.

Dưới đây là các ý tưởng tự động hóa quy trình làm việc có tác động cao để loại bỏ các nút thắt trong toàn bộ tổ chức của bạn:

Tự động hóa quy trình bán hàng

Mục tiêu: Giảm chu kỳ bán hàng từ vài tuần xuống vài ngày và loại bỏ tranh chấp về giá cả.

Quản lý RFQ (Yêu cầu báo giá) tập trung

Các yêu cầu báo giá (RFQ) thường bị thất lạc trong các hộp thư chung. Tự động hóa chuyển đổi mọi RFQ trực tuyến thành một bản ghi được theo dõi với người phụ trách được chỉ định và bộ đếm thời gian phản hồi. Điều này đảm bảo không có yêu cầu nào bị bỏ sót và các nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng về việc ai chịu trách nhiệm cho từng khách hàng tiềm năng.

Định tuyến phê duyệt thông minh

Việc phê duyệt không nên nằm trong hộp thư email. Một công cụ quy trình làm việc có thể tự động định tuyến các yêu cầu dựa trên logic bạn xác định: các khoản chiết khấu lớn được chuyển đến quản lý, báo giá giá trị cao kích hoạt kiểm tra tài chính và báo giá tiêu chuẩn chuyển thẳng đến khách hàng. Điều này cho phép quá trình phê duyệt hoàn tất trong vài giờ thay vì vài ngày.

Chuyển đổi liền mạch từ Báo giá sang Đơn hàng

Khi khách hàng chấp nhận báo giá, việc nhập liệu thủ công vào ERP sẽ tạo ra lỗi. Tự động hóa chuyển đổi ngay lập tức báo giá đã được chấp nhận thành đơn hàng, bảo toàn dữ liệu giá cả, điều khoản và sản phẩm đã được xác minh mà không cần xử lý hai lần.

Chuỗi phê duyệt phía người mua

Khách hàng doanh nghiệp thường có giới hạn chi tiêu nội bộ riêng. Một nền tảng B2B mạnh mẽ cho phép người mua tự quản lý việc này, tự động định tuyến các đơn hàng trên một ngưỡng nhất định đến các nhà quản lý nội bộ của họ để phê duyệt. Điều này giúp người bán không phải quản lý các vấn đề chính trị nội bộ của người mua.

Định giá hợp đồng tự động

Việc thực thi giá đã thương lượng một cách thủ công rất khó khăn. Tự động hóa liên kết các bảng giá và hợp đồng cụ thể với tài khoản khách hàng, đảm bảo họ luôn nhìn thấy mức giá đã thỏa thuận khi đăng nhập.

Thu thập đơn hàng bằng AI (Đơn hàng ngoại tuyến)

Nhiều người mua B2B vẫn gửi đơn đặt hàng (PO) dạng PDF. Thay vì nhập lại những thứ này, các công cụ AI (như SmartOrder) có thể phân tích tệp, ánh xạ mã SKU và tạo đơn hàng nháp một cách tự động. Điều này có thể cắt giảm thời gian xử lý từ 20 phút xuống chỉ còn hai phút.

Tự động hóa Vận hành và Hoàn tất đơn hàng

Mục tiêu: Kết nối bán hàng với kho hàng để đảm bảo giao hàng nhanh chóng, chính xác.

Xử lý đơn hàng không cần nhập liệu (Zero-Entry)

Việc hợp nhất đơn hàng từ tất cả các kênh vào một quy trình làm việc giúp loại bỏ việc nhập thủ công. Các đơn đặt hàng chuyển thẳng đến hệ thống ERP hoặc Hệ thống quản lý kho (WMS) với các mục hàng và chi tiết giao hàng còn nguyên vẹn.

Mô phỏng quy trình thương mại điện tử B2B hoạt động thực tế

Đồng bộ hóa tồn kho theo thời gian thực

Niềm tin sẽ mất đi khi khách hàng đặt hàng nhưng sản phẩm đó hết hàng. Tự động hóa đồng bộ số lượng tồn kho trên các kho và cửa hàng ngay lập tức khi đơn hàng được đặt.

Phân bổ kho thông minh

Nếu kho chính hết hàng, các quy tắc quy trình làm việc có thể tự động chuyển hướng hoàn tất đơn hàng đến vị trí gần nhất tiếp theo. Điều này đảm bảo người mua nhìn thấy tình trạng sẵn có chính xác mà không cần sự can thiệp thủ công từ bộ phận vận hành.

Cập nhật giao hàng tự động

Khách hàng không cần phải gọi điện để hỏi “Đơn hàng của tôi đâu?”. Việc tích hợp với hệ thống của nhà vận chuyển cho phép số theo dõi và trạng thái giao hàng cập nhật tự động trong tài khoản của người mua.

Quy trình trả hàng hợp lý hóa (RMA)

Việc trả hàng thường hỗn loạn. Quy trình RMA tự động cho phép khách hàng yêu cầu trả hàng trực tuyến. Hệ thống kiểm tra xem có cần phê duyệt không, cấp số RMA và thông báo cho kho hàng—tạo ra dữ liệu giúp bộ phận vận hành khắc phục các vấn đề ngược dòng.

Tự động tạo tài liệu tuân thủ

Đối với các nhà sản xuất hàng hóa kỹ thuật hoặc hàng hóa được quy định, tự động hóa có thể đảm bảo các bảng dữ liệu an toàn, chứng nhận hoặc bảng thông số kỹ thuật chính xác được tự động lấy và đính kèm vào lô hàng dựa trên thuộc tính sản phẩm.

Tự động hóa Tài chính và Tuân thủ

Mục tiêu: Đảm bảo tính chính xác trong giá cả, tín dụng và thuế mà không cần giám sát thủ công.

Kiểm soát tín dụng linh hoạt

Kiểm tra tín dụng thủ công làm đình trệ đơn hàng. Các quy trình làm việc tự động có thể xem xét mức độ rủi ro tín dụng ngay lập tức. Nếu đơn hàng vượt quá giới hạn, nó sẽ tự động giữ lại và phòng tài chính được thông báo; nếu nằm trong giới hạn, nó sẽ được thông qua ngay lập tức.

Trạng thái thanh toán theo thời gian thực

Cũng giống như tín dụng, cập nhật thanh toán nên được tự động hóa. Khi khoản tiền gửi được xác nhận hoặc hóa đơn được thanh toán, trạng thái đơn hàng sẽ cập nhật trên tất cả các hệ thống ngay lập tức.

Thực thi ngân sách khách hàng

Các khách hàng lớn thường hoạt động dựa trên ngân sách nghiêm ngặt. Nền tảng của bạn có thể thực thi các giới hạn này trước khi đơn hàng đến tay nhóm tài chính của bạn, ngăn chặn các tranh chấp sau sự việc.

Xác thực thuế và quy định

Các nhiệm vụ như xác thực miễn thuế hoặc kiểm soát xuất khẩu rất tốn thời gian. Tự động hóa chạy các kiểm tra này trong nền, gắn cờ dữ liệu bị thiếu trước khi hoàn tất đơn hàng để đảm bảo tính nhất quán sẵn sàng cho kiểm toán.

Dấu vết kiểm toán minh bạch

Mọi hành động tự động đều để lại dấu vết kỹ thuật số có thể truy tìm. Báo giá, giảm giá và quyết định tín dụng được tự động đóng dấu với lịch sử người dùng và dấu thời gian. Điều này làm hài lòng kiểm toán viên và ngăn ngừa sự nhầm lẫn nội bộ; khi tranh chấp phát sinh, các nhóm tài chính không cần phải đoán xem điều gì đã xảy ra, kiểm toán chỉ cần nhìn vào hồ sơ.

Chúng ta có gì trong một nền tảng tự động hóa B2B

Không phải tất cả các nền tảng thương mại điện tử đều có thể xử lý sự phức tạp này. Để đạt được những kết quả này, bạn cần một hệ thống được xây dựng cho logic B2B, không chỉ là một cửa hàng trực tuyến.

Khả năng	Tầm quan trọng đối với người bán B2B
Công cụ quy trình làm việc tích hợp sẵn	Cho phép bạn định cấu hình các quy tắc và định tuyến mà không cần mã tùy chỉnh. Bộ phận vận hành bán hàng có thể điều chỉnh logic mà không cần sự trợ giúp của CNTT.
Mô hình dữ liệu B2B	Hệ thống phải hiểu phân cấp tài khoản, ngân sách doanh nghiệp và vai trò người mua theo mặc định.
Tích hợp sâu	Dữ liệu phải chảy đến ERP, CRM và WMS nguyên bản hoặc qua API mà không cần tải lên tệp
Truy suất để kiểm toán	Mọi hành động tự động (giảm giá, phê duyệt, giải phóng tín dụng) phải được ghi lại với dấu thời gian để minh bạch.

Kết luận: Từ Hiệu quả đến Tăng tốc

Tự động hóa quy trình làm việc thương mại điện tử B2B thường bắt đầu như một biện pháp tiết kiệm chi phí, nhưng cuối cùng nó trở thành một công cụ để liên kết. Khi bán hàng, vận hành và tài chính làm việc từ một phiên bản sự thật tự động duy nhất, báo giá không bị mất và đơn hàng trôi chảy. Sự tin cậy này chính là điều cuối cùng giúp rút ngắn chu kỳ bán hàng và xây dựng niềm tin trên quy mô lớn.

---

Các câu hỏi thường gặp