Nhiều công ty Thương mại điện tử B2B đã thực hiện một số hình thức tự động hóa để thích ứng với những thay đổi như việc chuyển sang môi trường làm việc từ xa, quản lý khủng hoảng chuỗi cung ứng hoặc hợp lý hóa dịch vụ khách hàng.

Tuy nhiên, điều đó vẫn chưa đủ với các công ty B2B tiên phong tìm kiếm sự linh hoạt trong quy trình làm việc của họ. Quy trình làm việc linh hoạt cho phép thử nghiệm và những cách thức mới để tối đa hóa lợi nhuận cũng như duy trì sự ổn định lâu dài. Tự động hóa giúp công ty yên tâm rằng họ có thể vượt qua những rủi ro trong tương lai tốt hơn và nắm bắt cơ hội kinh doanh nhanh hơn.

Nghiên cứu của Oro tiết lộ rằng nhà bán hàng B2B tìm cách cải thiện năng suất thông qua tự động hóa và giúp nhân viên của họ xây dựng mối quan hệ khách hàng thay vì dành thời gian xử lý đơn đặt hàng theo cách thủ công. Do đó, quy trình làm việc linh hoạt mang lại lợi ích cho cả người bán và người mua B2B. Người mua có thể truy cập giá cả được cá nhân hóa, theo dõi trạng thái đơn đặt hàng của mà không cần sự tham gia của nhân viên và các nhà bán hàng về cơ bản có thể điều hành cửa hàng một cách tự động liên tục 24/7.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu tất cả về tự động hóa và phối hợp quy trình làm việc trong Thương mại điện tử, lợi ích của việc quản lý quy trình làm việc và một số ý tưởng tự động hóa quy trình B2B mà bạn có thể triển khai cho doanh nghiệp của mình khi kinh doanh trực tuyến.

Quy trình làm việc tự động trong Thương mại điện tử là gì?

Dòng công việc (wokflow) là một chuỗi các bước trong quy trình vận hành kinh doanh. Nó liên quan đến việc quản lý dữ liệu và thông tin để đạt được một số mục tiêu kinh doanh – có thể là giảm chi phí, tác vụ thủ công hoặc tối ưu hóa tài nguyên. Tự động hóa quy trình làm việc đơn giản có nghĩa là tự động hóa các quy trình này để tăng tốc độ và độ chính xác đồng thời loại bỏ các lỗi liên quan đến nhập dữ liệu thủ công hoặc thiếu dữ liệu.

Một cách thường xuyên, tự động hóa quy trình làm việc ngụ ý thay thế hoạt động bởi con người bằng hoạt động kỹ thuật số.

Một ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc B2B đơn giản là đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng tự động giữa CRM và nền tảng Thương mại điện tử B2B. Với thiết lập phù hợp, nó giúp loại bỏ các tác vụ nhập đơn hàng và điều phối thủ công của nhân viên hoặc đại diện bán hàng. Hơn nữa, một công cụ tự động hóa quy trình làm việc linh hoạt cho phép các doanh nghiệp tinh chỉnh và tối ưu hóa quy trình làm việc của họ để đạt hiệu quả cao hơn theo thời gian.

4 Lợi ích của Tự động hóa quy trình làm việc trong Thương mại điện tử B2B

Có nhiều lý do tại sao bạn có thể muốn tự động hóa công việc trong các quy trình B2B Thương mại điện tử. Hãy xem xét các lợi ích chính sau đây:

Dữ liệu có độ chính xác cao

Hầu hết các doanh nghiệp Thương mại điện tử tạo ra một lượng lớn dữ liệu khách hàng, hàng tồn kho hoặc giao dịch mới. Khi được quản lý vận hành thủ công, dữ liệu này có thể không được chuyển tiếp đúng nơi cần và đúng thời điểm, dẫn đến việc dễ dàng bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.

Khi ngày càng có nhiều dữ liệu tích lũy, nó có thể bị phân tán trong các silo hoặc bị thất lạc, gây thêm căng thẳng và rối loạn trong việc vận hành. Ngay cả với các quy trình chặt chẽ nhất, những công việc thủ công sẽ luôn có khả năng xảy ra lỗi của con người. Tự động hóa quy trình làm việc giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn những lo ngại này.

Cắt giảm chi phí

Các doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ thủ công có thể thực hiện chúng nhanh hơn và chính xác hơn. Ví dụ: nếu một nhân viên bán hàng phải dành 30 phút mỗi ngày để quản lý đơn đặt hàng theo cách thủ công, tự động hóa quy trình này sẽ giúp họ tiết kiệm 130 giờ làm việc trong một năm. Con số này tăng lên đáng kể khi bạn nhân nó với 10 lần.

Thời gian, tiền bạc và công sức tiết kiệm được có thể có tác động dây chuyền đến các khía cạnh khác của hoạt động kinh doanh. Ví dụ: nhân viên có thể dành nhiều thời gian hơn cho dịch vụ khách hàng, thực hiện nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh, thực hiện A/B testing, thử nghiệm và khám phá các chiến thuật tăng trưởng kinh doanh sáng tạo khác.

Mở rộng quy mô doanh nghiệp

Một doanh nghiệp Thương mại điện tử điển hình phụ thuộc vào nhiều quy trình tác vụ quan trọng, khá nhiều trong số đó có xu hướng lặp đi lặp lại. Trước hết, con người bị giới hạn về thể chất bởi số lượng công việc họ có thể thực hiện. Nhập dữ liệu thủ công dẫn đến lỗi chính tả và thiếu sót. Dành thời gian tìm kiếm dữ liệu hoặc gửi email theo cách thủ công có thể chiếm quá nhiều thời gian hoặc dẫn đến lỗi. Khi sự chú ý của nhân viên bị chuyển hướng từ các hoạt động nhạy cảm với thời gian sang các hoạt động không hiệu quả, sẽ có ít thời gian hơn để tập trung vào các sáng kiến tăng trưởng kinh doanh.

Đối với hầu hết doanh nghiệp, con người là tài sản lớn nhất. Do đó, trói buộc nhân viên vào các hoạt động không hiệu quả có thể được thực hiện bởi phần mềm cản trở khả năng tăng doanh thu và nắm bắt cơ hội tăng trưởng của bạn.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Khách hàng đang trở nên quen với việc mua hàng mà không có sự can thiệp của nhân viên bán hàng, nhưng họ cũng đang tìm kiếm trải nghiệm mua hàng B2B trực quan và không tiếp xúc. Khi các sản phẩm, dữ liệu đặt hàng và thông tin vận chuyển được điều chỉnh theo nhu cầu của họ, khách hàng cảm thấy như đang được trải nghiệm dịch vụ cao cấp nhất.

Khi khách hàng có thể mua hàng, quản lý đơn hàng và quay trở lại mà không cần sự tham gia của nhân viên, họ sẽ tiết kiệm thời gian và công sức, khiến họ quay lại mua nhiều hơn.

Cách tự động hóa quy trình làm việc thương mại điện tử B2B cho doanh nghiệp của bạn

Trong số tất cả các quy trình kinh doanh, có thể khó quyết định những gì cần tự động hóa. Dưới đây là một số điểm khởi đầu để phối hợp quy trình làm việc phù hợp trong Thương mại điện tử:

Tập trung vào các nhiệm vụ lặp đi lặp lại

Tạo một danh sách các tác vụ sẽ là khởi đầu lý tưởng cho việc tự động hóa. Các nhiệm vụ không hiệu quả, hao tốn tài nguyên nhất có xu hướng lặp đi lặp lại và liên quan đến việc xử lý dữ liệu. Các hoạt động như báo cáo, gửi email, điều phối, xác nhận, nhắc nhở và nhập dữ liệu linh tinh đều có thể đưa vào danh sách.

Kiểm tra và hoàn thiện các quy trình của bạn

Khi bạn đã xác định các nhiệm vụ cần tự động hóa, hãy phân tích các quy trình của bạn. Trong khi nhiều điều sẽ rõ ràng (như gửi email hoặc báo cáo dữ liệu), một số việc kiểm tra thêm có thể là cần thiết. Hãy trao đổi với đội ngũ của bạn và sử dụng các công cụ theo dõi hoạt động để giúp bạn xác định các nút thắt cổ chai mà bạn có thể loại bỏ.

Bắt đầu nhỏ và phát triển hoàn thiện

Bắt đầu với quy trình công việc có tác động nhỏ nhất đến hoạt động. Bằng cách bắt đầu với một quy trình đơn giản này, bạn sẽ có được kiến thức và kinh nghiệm cần thiết cho những quy trình phức tạp hơn. Tìm kiếm một giải pháp Thương mại điện tử với các tính năng tự động hóa phù hợp, với các đầu nối tích hợp cần thiết giữa các hệ thống và giám sát dữ liệu về độ chính xác trong giai đoạn đánh giá.

9 ý tưởng tự động hóa quy trình làm việc cho thương mại điện tử B2B

Trong khi nhiều hoạt động B2C tương đối đơn giản, các giao dịch Thương mại điện tử B2B có giá trị cao hơn, mất nhiều thời gian hơn và liên quan đến nhiều người ra quyết định. Do đó, cơ hội tự động hóa quy trình làm việc cũng lớn hơn nhiều. Dưới đây là một số quy trình kinh doanh có thể áp dụng tự động hóa:

Dữ liệu sản phẩm

Nhập dữ liệu là một quá trình tốn thời gian giới thiệu khả năng xảy ra nhiều sai sót. Khi các tùy chọn và danh mục sản phẩm phát triển, việc quản lý tất cả các cấu hình sản phẩm, mô tả, bảng thông số kỹ thuật của bạn, v.v. trở nên khó khăn. Có một nguồn dữ liệu duy nhất đáng tin cậy, dựa trên điện toán đám mây, quản lý thông tin sản phẩm trên các hệ thống giúp sắp xếp dữ liệu sản phẩm của bạn.

Tự động hóa việc đặt hàng

Khi một khách hàng B2B đặt hàng trên trang web của bạn, nhiều điều phải xảy ra đằng sau hậu trường. Từ việc gửi dữ liệu đến ERP, cập nhật dữ liệu hàng tồn kho và thông báo cho khách hàng qua email, tất cả những điều này phải được tự động hóa. Các hoạt động này cũng liên quan đến nhiều hệ thống, vì vậy quy trình làm việc của bạn phải tận dụng các kết nối mạnh mẽ giữa các nhà cung cấp CRM, ERP, kế toán, thanh toán và vận chuyển.

Đồng bộ tồn kho

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một chức năng Thương mại điện tử quan trọng. Với danh mục sản phẩm lên tới hàng triệu, nhà bán hàng B2B không thể đủ khả năng để giữ quá ít hoặc quá nhiều hàng tồn kho – hàng tồn kho phải được tính toán sát với nhu cầu.

Ví dụ: các công cụ tự động hóa hàng tồn kho cho phép bạn đạt được quy trình làm việc sau:

1. Hệ thống tự động hóa bán hàng của bạn nhận được một đơn đặt hàng mới.
2. Phần mềm quản lý hàng tồn kho chỉ định hàng tồn kho cho đơn đặt hàng, với tùy chọn thiết lập các quy tắc để đảm bảo phù hợp nhất.
3. Nhà kho hoặc cửa hàng được tận dụng.
4. Tạo thẻ (tag) ‘sẵn sàng giao hàng’ đính kèm với đơn đặt hàng trong hệ thống của bạn.
5. Nhân viên quản lý kho nhận được tất cả các thông tin liên quan, bao gồm nhãn vận chuyển và chi tiết cụ thể về đơn hàng.
6. Nhân viên kho lấy hàng, đóng gói và vận chuyển đơn đặt hàng.
7. Hệ thống tự động trừ số lượng tồn kho và cập nhật mức tồn kho một cách chính xác.
8. Thông báo sẽ tự động kích hoạt nếu mức tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng xác định trước và trong một số trường hợp, hệ thống cũng có thể tự động tạo đề xuất đặt hàng với nhà cung cấp.

Chào đón Khách hàng

Các doanh nghiệp bán hàng cho các doanh nghiệp khác nhàu sẽ có nhiều nhóm khách hàng khác nhau. Các quy trình giới thiệu nhà cung cấp khác nhau sẽ liên quan đến đầu vào từ tổng hợp những người ra quyết định. Nếu không có tự động hóa, các yếu tố quan trọng như giấy tờ, quy trình đào tạo, quy định và chuỗi email có thể bị mất hoặc thiếu sót trong quy trình. Bằng cách tự động hóa các bước này, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ cần thời gian gấp rút như giải quyết khiếu nại của khách hàng.

Phân khúc khách hàng

Mặc dù cá nhân hóa là điều bắt buộc trong B2B, nhưng nó phụ thuộc vào tự động hóa để đạt được ở quy mô lớn. Tích hợp giữa nền tảng CRM và Thương mại điện tử giúp bạn thực hiện chính xác các hoạt động tiếp thị mục tiêu.

Ví dụ: bạn có thể sắp xếp người mua thực hiện mua số lượng lớn một sản phẩm cụ thể hoặc chỉ định đơn hàng cho 1 chi nhánh trong chuỗi cửa hàng để phục vụ khách hàng tốt nhất.

Báo giá tự động

Quy trình báo giá tự động mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng, chẳng hạn như giảm tiếp xúc trong quá trình mua hàng. Nó cũng có lợi cho nhà bán hàng B2B xử lý danh mục sản phẩm lớn, cấu hình sản phẩm phức tạp và tệp khách hàng đa dạng.

Tìm kiếm quy trình cài đặt giá tự động tính toán giá cho từng khách hàng, bao gồm chiết khấu, khuyến mãi, vận chuyển và các yếu tố khác dành riêng cho từng khách hàng.

Đàm phán đơn hàng

Việc mua hàng B2B được dựa trên báo giá, hóa đơn và có xu hướng thương lượng chúng trên cơ sở cá nhân. Tự động hóa quy trình làm việc Thương mại điện tử B2B cho phép người mua doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi yêu cầu báo giá hoặc quản lý hóa đơn và điều khoản hợp đồng. Ví dụ: quy trình làm việc tự động có thể kích hoạt thông báo qua email hoặc cập nhật quy chế phê duyệt trong cổng thông tin tự phục vụ của khách hàng.

Quản lý phê duyệt

Không giống như trong Thương mại điện tử B2C, người mua thường đại diện cho doanh nghiệp để mua hàng. Các công ty có cơ cấu tổ chức khác nhau, bao gồm cả quy trình phê duyệt mua hàng. Ví dụ: tự động hóa cho phép đơn đặt hàng có giá trị nhất định sẽ được gửi thông báo cho người ra quyết định cấp cao hơn, sau khi phê duyệt, đơn hàng sẽ được tự động thực hiện.

Quản lý hoàn trả

Các doanh nghiệp bán hàng cho các doanh nghiệp khác thường duy trì các tiêu chí đổi trả, hoàn tiền riêng cho từng khách hàng.

Tự động hóa các quy trình này giúp giảm lỗi, tăng tốc quá trình trả hàng và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Hơn nữa, bạn có thể duy trì hoạt động của khách hàng và khả năng hiển thị hàng tồn kho bằng cách di chuyển dữ liệu tự do giữa các hệ thống CRM, ERP và Thương mại điện tử.

Một số ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc thương mại điện tử B2B

Phê duyệt đơn hàng

Hãy tham khảo một ví dụ về quy trình phê duyệt đơn hàng trong quá trình thanh toán. Quy trình thanh toán của bạn thường bắt đầu bằng mẫu đơn đặt hàng nhanh hoặc trang thanh toán giỏ hàng. Khi khách hàng di chuyển qua các bước, một đơn đặt hàng sẽ được gửi. Tuy nhiên, trước khi thanh toán hoặc chỉ định sắp xếp vận chuyển, khách hàng có thể cần phải được cấp trên phê duyệt, chẳng hạn như người quản lý mua hàng hoặc bộ phận kế toán.

Khi khách hàng nhấp vào “yêu cầu phê duyệt”, bộ phận có thẩm quyền phê duyệt sẽ được thông báo, chấp thuận hoặc từ chối đơn đặt hàng. Sau khi được chấp thuận, người yêu cầu sẽ tự động được thông báo và đơn đặt hàng được xử lý như bình thường. Dưới đây là cách một quy trình làm việc tự động có thể nhìn đằng sau hậu trường:

Yêu cầu báo giá

Khách hàng muốn đặt hàng số lượng lớn hoặc đặt lại đơn hàng sẽ muốn biết liệu một số sản phẩm nhất định trên trang web của bạn có thể thương lượng hay không. Bạn có thể bao gồm nút “yêu cầu báo giá” trên các trang sản phẩm của mình và để quy trình làm việc tự động thực hiện phần còn lại. Hơn nữa, tùy chọn này có thể được cung cấp cho các sản phẩm cụ thể và cho các khách hàng cụ thể. Đây là giao diện được hiển thị trên trang web của bạn:

Khi khách hàng yêu cầu báo giá, quy trình làm việc tự động sẽ bật ở hậu trường. Bạn có thể yêu cầu thêm thông tin từ khách hàng hoặc bạn có thể cung cấp cho khách hàng báo giá dựa trên thông tin đã cung cấp. Vì vậy, sự can thiệp của con người chỉ được yêu cầu trong rất ít trường hợp.

Tìm kiếm nhà cung cấp giải pháp hệ thống TMĐT đã tích hợp quy trình làm việc tự động hóa

Để nhận ra lợi ích tối đa từ tự động hóa trong TMĐT, cần có một cách tiếp cận toàn diện, từ toàn thể doanh nghiệp. Bắt đầu bằng cách phân tích các quy trình, đặt mục tiêu dự án, thu hút các bên liên quan tham gia và lựa chọn công cụ phù hợp.

Khi đánh giá các nhà cung cấp giải pháp hệ thống TMĐT B2B của bạn, hãy chú ý đến khả năng tự động hóa quy trình Thương mại điện tử B2B của giải pháp mang lại. Nếu không có một công cụ tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ để bắt đầu, bạn có nguy cơ đầu tư vào các cách giải quyết và sửa đổi được mã hóa chỉ làm tăng độ phức tạp và cản trở khả năng phát triển mở rộng theo thời gian của bạn.

Rất may, các giải pháp dành riêng cho B2B như OroCommerce cung cấp sự mạnh mẽ, linh hoạt và bảo mật giúp các doanh nghiệp định vị tốt hơn cho tương lai. Thường xuyên hơn không, điều duy nhất ngăn B2B nắm bắt những lợi ích của tự động hóa quy trình làm việc Thương mại điện tử B2B là việc khởi động.

Hãy liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email: contact@ekino.vn để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn tự động hóa quy trình làm việc với OroCommerce.

Lưu ý: Nội dung cho bài đăng này được lấy từ trang Oroinc.com

Trang nội dung gốc: https://oroinc.com/b2b-ecommerce/blog/workflow-automation-in-ecommerce/

---

Các câu hỏi thường gặp

Tự động hóa quy trình làm việc Thương mại điện tử B2B là gì?

Tự động hóa quy trình làm việc Thương mại điện tử B2B đề cập đến việc sử dụng các quy trình và công nghệ tự động để hợp lý hóa và tối ưu hóa các bước khác nhau trong quy trình Thương mại điện tử B2B, chẳng hạn như xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển và giao hàng, xử lý thanh toán và dịch vụ khách hàng, với mục đích nâng cao hiệu quả, giảm lỗi và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tự động hóa quy trình làm việc Thương mại điện tử B2B cải thiện việc quản lý đơn hàng như thế nào?

Tự động hóa quy trình làm việc Thương mại điện tử B2B cải thiện việc quản lý đơn hàng bằng cách hợp lý hóa việc xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, theo dõi đơn hàng, vận chuyển và giao hàng. Nó cũng có thể cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực về trạng thái đơn hàng và mức tồn kho, cho phép các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn và tối ưu hóa hoạt động.

Tự động hóa quy trình làm việc Thương mại điện tử B2B hợp lý hóa quy trình báo giá và định giá như thế nào?

Tự động hóa quy trình làm việc Thương mại điện tử B2B có thể hợp lý hóa quy trình báo giá và định giá theo cách sau:

1. Báo giá tự động: Khi khách hàng gửi yêu cầu báo giá, hệ thống Thương mại điện tử B2B có thể tự động tạo báo giá dựa trên các nguyên tắc xác định giá được xác định trước và thỏa thuận giá dành riêng cho khách hàng. Điều này có thể được thực hiện trong thời gian thực, và khách hàng nhận được báo giá ngay lập tức.
2. Quy trình phê duyệt: Nếu báo giá yêu cầu sự chấp thuận từ người quản lý hoặc thành viên khác trong đội ngũ, hệ thống Thương mại điện tử B2B có thể tự động hóa quy trình phê duyệt. Điều này có thể liên quan đến việc gửi thông báo tự động cho các thành viên trong nhóm có liên quan, với tùy chọn phê duyệt hoặc từ chối báo giá trực tuyến.
3. Nguyên tắc xác định giá: Hệ thống Thương mại điện tử B2B có thể được định cấu hình để áp dụng các nguyên tắc xác định giá khác nhau dựa trên các yếu tố khác nhau, chẳng hạn như lịch sử đặt hàng của khách hàng, khối lượng đơn đặt hàng hoặc sản phẩm được đặt hàng. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng khách hàng nhận được giá chính xác và cạnh tranh.

Có bất kỳ thách thức cụ thể nào cần xem xét khi triển khai tự động hóa quy trình làm việc Thương mại điện tử B2B không?

Có, có những thách thức cụ thể cần xem xét khi triển khai tự động hóa quy trình làm việc Thương mại điện tử B2B. Chúng có thể bao gồm nhu cầu tích hợp với các hệ thống và quy trình hiện có, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu trên các hệ thống khác nhau, quản lý cấu trúc xác định giá và chiết khấu phức tạp và đảm bảo rằng hệ thống có thể xử lý các yêu cầu duy nhất của giao dịch B2B, chẳng hạn như đơn đặt hàng và lập hóa đơn.

Ngoài ra, có thể có sự phản đối từ những nhân viên đã quen với các quy trình thủ công và có thể cần đào tạo và quản lý thay đổi để đảm bảo áp dụng thành công hệ thống mới.